Términos y Condiciones Generales de Uso y Prestación de Servicios

1. Definiciones Contractuales y Técnicas

A los efectos de la adecuada interpretación y aplicación del presente Contrato, los términos que se consignan a continuación tendrán el significado que aquí se les atribuye, sea que se utilicen en singular o plural:

• Acuerdo o Contrato: Se refiere a los presentes Términos y Condiciones Generales de Uso y Prestación de Servicios, junto con sus anexos, políticas complementarias y tarifas aplicables.
• Software o Aplicativo: Plataforma tecnológica en la nube, operada bajo la modalidad de Software como Servicio (SaaS), desarrollada para la gestión operativa, de comandas, cajas, inventarios, contabilidad integrada y facturación electrónica de establecimientos gastronómicos, propiedad del Proveedor.
• Proveedor: LUIS MATEUS CRESPO PEÑAFIEL, titular del nombre comercial Softwarestaurante.
• Cliente o Suscriptor: Persona natural con capacidad legal o persona jurídica titular de un negocio gastronómico que suscribe, activa y abona las tarifas para el acceso al Software.
• Usuarios Dependientes o Usuarios Invitados: Personal dependiente del Cliente (administradores, cajeros, meseros, cocineros) a quienes el Cliente asigna perfiles de acceso bajo su entera cuenta y responsabilidad.
• Datos o Data: Toda información, catálogo de platillos, recetas, costos, comandas, registros contables, existencias de inventario o datos de clientes incorporados al sistema por el Cliente o sus dependientes.
• Firma Electrónica: Archivo digital con certificado electrónico (formato .p12) emitido por una entidad de certificación acreditada en el Ecuador, utilizado para validar y timbrar documentos tributarios autorizados por el SRI.
• SRI: Servicio de Rentas Internas de la República del Ecuador.
• Información Confidencial: Toda información comercial, técnica, estratégica, financiera o contable intercambiada entre las partes que no sea de dominio público o requerida por mandato de autoridad competente.

2. Partes e Identificación Legal

El presente documento establece las condiciones que rigen la relación jurídica entre LUIS MATEUS CRESPO PEÑAFIEL, titular del nombre comercial Softwarestaurante, con RUC No. 0150923480001y domicilio principal en la ciudad de Cuenca, Provincia del Azuay, República del Ecuador (en adelante, el “Proveedor” o “Softwarestaurante”), y por otra parte, toda persona natural legalmente capaz o persona jurídica legalmente representada (en adelante, el “Cliente” o el “Usuario”) que contrate o utilice el Software.

Ambas partes se reconocen recíprocamente la capacidad legal necesaria para celebrar este contrato de prestación de servicios digitales en el territorio ecuatoriano.

3. Objeto del Contrato, Alcance del Software y Exclusión de Bienes Físicos

El Proveedor otorga al Cliente el derecho de acceso y uso a un software integral en la nube bajo la modalidad SaaS, destinado a la gestión comercial, operativa, inventarios, comandería y contabilidad de restaurantes, cafeterías, bares, dark kitchens y negocios afines.

Las partes declaran expresamente que Softwarestaurante comercializa exclusivamente una herramienta tecnológica informática. Softwarestaurante no vende ni comercializa alimentos, bebidas, insumos físicos ni suministros de cocina. Asimismo, no constituye una empresa de mensajería, transporte ni delivery, ni provee repartidores. La elaboración y salubridad de los alimentos, la fijación de precios al consumidor y la entrega material de los pedidos corresponden en exclusiva al Cliente.

El catálogo funcional comprende: punto de venta (POS) para salón y mostrador, mapa interactivo de mesas, división de cuentas, comandería móvil, pantalla de cocina (KDS), costeo y control de stock por receta, cierres de caja (Corte X y Z), módulo de contabilidad y gestión contable (plan de cuentas, asientos contables y libros de registro), reportería analítica y módulo de integración para facturación electrónica autorizada por el SRI.

4. Capacidad Legal, Registro y Gestión de Cuentas Dependientes

Los servicios están dirigidos exclusivamente a mayores de dieciocho (18) años con capacidad civil conforme al Código Civil ecuatoriano, o a sociedades mercantiles representadas por sus administradores con facultades contractuales suficientes. El Cliente garantiza que los datos suministrados al registrarse son completos, fidedignos y actualizados.

El Cliente es el único responsable de custodiar sus credenciales de acceso y de administrar los roles asignados a su personal dependiente (cajeros, meseros, jefes de salón, cocineros). Toda venta, apertura o cierre de turno, anulación de comanda, aplicación de descuento o comprobante emitido desde los accesos habilitados por el Cliente se presumirá realizada por su personal con plena validez.

El Proveedor se reserva el derecho de rechazar solicitudes de registro, suspender temporalmente o inhabilitar de manera definitiva aquellas cuentas en las que se detecten datos falsos, inconsistencias tributarias o conductas que comprometan la seguridad de la plataforma.

5. Licencia de Uso, Derechos de Autor y Propiedad Intelectual

Sujeto al pago puntual de los aranceles vigentes, el Proveedor confiere al Cliente una licencia de uso de software de carácter personal, intransferible, revocable, no exclusiva y limitada en el tiempo a la duración de la suscripción contratada.

De conformidad con el Código Orgánico de la Economía Social de los Conocimientos, Creatividad e Innovación (Código Ingenios), la totalidad del código fuente, código objeto, arquitectura de software, bases de datos, algoritmos, interfaces visuales, manuales técnicos y la marca Softwarestaurante son de titularidad exclusiva del Proveedor. Queda estrictamente prohibido al Cliente reproducir, revender, sublicenciar, descompilar, aplicar ingeniería inversa o intentar descubrir el código fuente de la plataforma.

6. Facturación Electrónica SRI y Servicio Opcional Extra de Firma Electrónica

El Software actúa como una herramienta técnica intermediaria que genera la estructura XML de los comprobantes y gestiona su transmisión hacia los servidores del Servicio de Rentas Internas (SRI). El Cliente conserva la responsabilidad absoluta sobre la veracidad de los datos fiscales, la correcta parametrización de tarifas de IVA, su régimen tributario (RIMPE o General) y el pago de sus tributos.

El Proveedor no garantiza la disponibilidad ni los tiempos de respuesta de los servidores web del SRI, quedando exento de responsabilidad por demoras, autorizaciones diferidas, rechazos masivos de comprobantes o multas tributarias causadas por fallas, congestión o mantenimientos en las plataformas del SRI en línea.

A solicitud voluntaria y expresa del Cliente, el Proveedor podrá prestar un servicio complementario y accesorio de asistencia y acompañamiento administrativo para la obtención del certificado digital de firma electrónica ante una Entidad de Certificación de Información debidamente acreditada ante la Agencia de Regulación y Control de las Telecomunicaciones (ARCOTEL) en el Ecuador. Las partes acuerdan expresamente que el Proveedor no es una Entidad de Certificación. La firma electrónica se emite a nombre y bajo la identidad legal del Cliente, quien es el custodio exclusivo de su archivo y contraseña conforme a la Ley de Comercio Electrónico. El Proveedor no responderá por rechazos documentales de la certificadora, pérdida de claves o caducidad del certificado.

7. Inexistencia de Asesoramiento Tributario, Contable o Gastronómico

Toda la información procesada por la Plataforma —incluyendo cálculos de ventas, cierres de caja, registros contables, márgenes teóricos calculados sobre recetas o resúmenes de impuestos— tiene fines de organización y cómputo informático exclusivamente.

Dicha información no constituye asesoría contable, tributaria, financiera ni consultoría empresarial en materia gastronómica. El resultado de los reportes depende exclusivamente de los datos ingresados por el Cliente y su personal. Corresponde al Cliente validar periódicamente sus informes contables y fiscales con su propio profesional contable debidamente acreditado.

8. Naturaleza Estándar del Software, Buena Fe y Modificaciones a Medida

El Software y sus módulos son desarrollos genéricos y estandarizados orientados a satisfacer una universalidad de requerimientos operativos y contables gastronómicos. No obstante, en caso de que el Cliente reporte errores, sugerencias o recomendaciones operativas, el Proveedor actuará en todo momento bajo el principio de estricta buena fe para investigar, subsanar inconvenientes y mejorar continuamente la plataforma.

Asimismo, si el Cliente lo solicita de manera expresa, el Proveedor podrá evaluar y realizar modificaciones, adaptaciones o desarrollos a medida según el giro comercial y las particularidades de su negocio gastronómico, previo análisis conjunto de factibilidad técnica y acuerdo formal sobre las condiciones, plazos de entrega y costes asociados a dicho desarrollo personalizado.

En caso de sugerencias generales de optimización que sean integradas a la versión global del Software, estas no generarán derecho de autor, compensación ni reclamo de propiedad alguno a favor del Cliente que las hubiere formulado.

9. Tarifas, Facturación y Normativas de Reembolso

El Cliente se obliga a abonar la tarifa correspondiente al plan comercial suscrito, expresada en Dólares de los Estados Unidos de América (USD), más el Impuesto al Valor Agregado (IVA). El plan mensual regular es de $30.00 USD más IVA por establecimiento comercial, aplicándose los descuentos pactados en modalidades semestrales o anuales anticipadas.

Los pagos en línea se tramitan a través de pasarelas de pago reguladas e independientes. El Proveedor no almacena datos de tarjetas de crédito o débito.

Servicio Opcional de Implementación y Carga Inicial de Datos: A solicitud expresa y voluntaria del Cliente, el Proveedor podrá brindar el servicio de implementación personalizada, consistente en la parametrización de mesas, configuración de puntos de impresión, y carga inicial del catálogo de productos, precios e inventario base provistos por el Cliente. Este servicio tendrá un costo único adicional convenido entre las partes según la dimensión del menú y complejidad del establecimiento, el cual no está incluido dentro de la mensualidad estándar de uso de la plataforma.

Normativa y Condiciones de Reembolso: En caso de que el Cliente solicite la terminación del servicio y el reembolso de valores correspondientes a un período abonado, se aplicará el siguiente criterio: si el Cliente no ha hecho uso operativo del sistema en dicho período, se reintegrará la totalidad del valor abonado. Por el contrario, en caso de que el Cliente sí haya utilizado la plataforma, se liquidará y retendrá únicamente el valor correspondiente a los días efectivamente utilizados, devolviéndose al Cliente el importe remanente proporcional correspondiente a los días no devengados del período contratado.

10. Planes de Contingencia y Emisión de Comprobantes Físicos de Emergencia

Es obligación indelegable del Cliente contar con planes de contingencia operativos y comerciales para afrontar eventuales interrupciones técnicas imprevistas del enlace a Internet, fallas de servidores o caídas de las plataformas del SRI.

En cumplimiento de la normativa tributaria ecuatoriana, el Cliente deberá mantener en su establecimiento comercial talonarios de comprobantes de venta físicos preimpresos (facturas o notas de venta físicas autorizadas por el SRI), a fin de asegurar la continuidad de su actividad comercial y la entrega de comprobantes a los comensales ante cualquier desconexión temporal, debiendo registrar posteriormente dichas transacciones en el sistema una vez restablecido el servicio.

11. Garantía Técnica del Software, Corrección de Defectos y Soporte

Las partes reconocen que ningún programa informático es infalible ni está 100% exento de errores menores. El Proveedor otorga una garantía de idoneidad y funcionamiento sobre el Software que confiere al Cliente el derecho a la investigación y corrección oportuna de fallas sustanciales y reproducibles que impidan la operatividad ordinaria descrita en el sistema.

Para la atención de incidencias, el Cliente deberá suministrar la información técnica del entorno y cooperar con el personal técnico. Las fallas críticas que paralicen el cobro o la comandería tendrán atención prioritaria en un término estimado de 1 a 2 horas laborables. Las fallas mayores se atenderán en un plazo de 4 a 8 horas, y las consultas operativas generales en 24 a 48 horas.

El soporte técnico se presta de manera virtual y no incluye reparación física de computadoras, configuración de redes locales del restaurante ni compostura mecánica de impresoras.

12. Disponibilidad del Servicio, Mantenimientos y Exclusiones de SLA

El Proveedor emplea infraestructura de servidores en la nube de alta disponibilidad y procedimientos continuos de monitoreo orientados a mantener una disponibilidad general del servicio del 99.0%.

Quedan taxativamente excluidos del cálculo de disponibilidad del servicio y de la garantía los períodos de fuera de línea causados por:

• Interrupciones por caso fortuito, fuerza mayor o apagones del sistema eléctrico.
• Fallas en el proveedor de telecomunicaciones o enlace de Internet del restaurante.
• Defectos o incompatibilidades en el hardware, routers o dispositivos del Cliente.
• Acciones u omisiones del personal dependiente del Cliente o pérdida de claves.
• Mantenimiento programado notificado con al menos 24 horas de antelación.
• Mantenimientos de emergencia requeridos para mitigar ciberataques críticos.

13. Continuidad Operativa y Régimen de Ejecución Local ("Modo Offline")

La Plataforma implementa mecanismos de persistencia temporal basados en el almacenamiento en caché del navegador web del dispositivo del Cliente, a fin de mitigar pérdidas operativas ante desconexiones momentáneas del enlace a Internet.

El Proveedor no garantiza un funcionamiento offline permanente o ilimitado al 100%, toda vez que la persistencia y posterior sincronización dependen de la memoria RAM del dispositivo del local, de no cerrar las pestañas del navegador, de no eliminar las cookies o datos de navegación locales y de la continuidad del fluido eléctrico en el establecimiento. El Cliente es responsable de mantener una conexión a Internet primaria y respaldos de conectividad celular cuando resulte necesario.

14. Servidores en la Nube, Red Cloudflare, Bases de Datos PostgreSQL e Integraciones

El Cliente es responsable de adquirir, mantener y configurar sus dispositivos (computadoras, tabletas, routers e impresoras térmicas ESC/POS). El Proveedor no responderá por incompatibilidades derivadas de periféricos obsoletos o configuraciones defectuosas en la red Wi-Fi interna del restaurante.

La Plataforma opera alojada en servidores en la nube de alta disponibilidad, utilizando la infraestructura de seguridad, optimización y red perimetral de Cloudflare y bases de datos relacionales robustas administradas bajo tecnología PostgreSQL, comunicándose además con los servicios web del SRI. El Proveedor no asume responsabilidad por interrupciones o caídas de conectividad directamente atribuibles a fallas globales de dichos proveedores de infraestructura externa.

15. Espacio de Almacenamiento y Administración de Recursos en la Nube

La suscripción incluye una cuota de almacenamiento en la nube adecuada y razonable para las operaciones cotidianas de facturación, comandas y registros contables de un establecimiento gastronómico estándar.

Queda prohibido utilizar los servidores de la Plataforma como repositorio masivo de archivos ajenos a la operación gastronómica (videos pesados, copias de seguridad de otros programas o archivos ejecutables). Si el volumen de datos de un Cliente excede desproporcionadamente los parámetros razonables de uso, el Proveedor podrá sugerir la depuración de datos históricos o acordar un cargo adicional por almacenamiento ampliado.

16. Seguridad de la Información, Copias de Respaldo e Incidentes Cibernéticos

El Proveedor implementa protocolos de cifrado en tránsito (TLS/HTTPS), contraseñas con algoritmos de hashing seguro y copias de seguridad automatizadas para la restauración ante contingencias de infraestructura.

Estas copias de seguridad de desastre no eximen al Cliente de su deber contable de descargar y archivar periódicamente sus comprobantes y reportes financieros. El Proveedor no responderá por pérdidas de datos ocasionadas por malware o virus alojados en los terminales del restaurante, sustracción de credenciales por descuido del personal del Cliente ni ciberataques externos masivos que superen las defensas del estado del arte tecnológico.

17. Confidencialidad y Uso de Información Corporativa

Cada una de las partes se compromete a mantener estricta reserva sobre la Información Confidencial intercambiada en virtud de este Contrato. No se considerará confidencial aquella información que: sea de conocimiento público sin violación de este documento; deba ser divulgada por mandato legal o requerimiento judicial de autoridad ecuatoriana; o fuere conocida por la parte receptora con anterioridad a su divulgación.

El Cliente autoriza al Proveedor a recopilar y procesar información estadística de usabilidad, rendimientos y métricas operativas de manera totalmente agregada y despersonalizada (anonimizada), con fines exclusivos de telemetría, benchmarking y optimización técnica del Software. Las obligaciones de confidencialidad subsistirán por un plazo de un (1) año tras la finalización del servicio.

18. Propiedad de Datos Comerciales y Plazo de Exportación

Toda la información operativa introducida en la Plataforma —incluyendo catálogos de platos, recetas secretas, fórmulas de costos, listas de precios, existencias de inventario, base de datos de comensales y cifras de facturación— es y permanecerá en todo momento bajo la propiedad y confidencialidad exclusiva del Cliente. El Proveedor no adquiere ningún derecho de propiedad sobre ella.

Durante la vigencia de su suscripción, el Cliente podrá descargar y exportar sus registros en formatos de uso común (Excel, CSV o PDF). Finalizado el servicio por cualquier causa, el Cliente dispondrá de un plazo de gracia de treinta (30) días calendario para solicitar la exportación de sus datos históricos, transcurrido el cual el Proveedor podrá proceder a la depuración y eliminación definitiva de la información en los servidores activos.

19. Protección de Datos Personales (Conforme a la LOPDP)

En riguroso cumplimiento de la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales (LOPDP) de la República del Ecuador:

Respecto a los datos personales de sus comensales, empleados y proveedores registrados en el sistema (nombres, cédula, RUC, teléfono, correo y dirección), el Cliente ostenta de manera exclusiva la calidad jurídica de Responsable del Tratamiento. El Cliente se obliga a: (i) contar con la base de legitimación o consentimiento de los titulares; (ii) informarles sobre el tratamiento de sus datos; y (iii) atender sus derechos de acceso, rectificación y eliminación.

Softwarestaurante actúa única y estrictamente en calidad de Encargado del Tratamiento, limitándose a almacenar y procesar técnicamente dicha información por cuenta y bajo instrucciones del Cliente para la ejecución del servicio de software. En ningún caso Softwarestaurante comercializará ni cederá dichos datos a terceros.

20. Conflictos con Comensales y Personal del Establecimiento

Cualquier discrepancia originada entre el Cliente y sus comensales, trabajadores o proveedores deberá resolverse exclusivamente entre ellos. El Cliente libera expresamente al Proveedor de cualquier reclamo vinculado a:

• La calidad, higiene o intoxicaciones derivadas de los alimentos o bebidas expendidos en el restaurante.
• Errores en precios cobrados, discrepancias en cuentas, falta de cambio en efectivo o devoluciones de pedidos.
• Controversias laborales con meseros, cajeros o personal de cocina (incluyendo liquidaciones, horas suplementarias o el cobro y reparto de comisiones, propinas o cualquier remuneración adicional).
• Sanciones o clausuras impuestas al establecimiento por autoridades de control sanitario (ARCSA), intendencias o municipios.

21. Exclusión de Lucro Cesante y Límite Máximo Indemnizatorio (Cap on Liability)

En la máxima medida permitida por el ordenamiento jurídico ecuatoriano, en ningún caso el Proveedor será responsable frente al Cliente por lucro cesante, pérdida de utilidades estimadas, ventas no registradas, interrupción de actividades comerciales ni daños indirectos derivados del uso o imposibilidad de uso del Software.

Salvo en los casos de dolo o culpa grave legalmente calificada conforme al artículo 1472 del Código Civil ecuatoriano, la responsabilidad patrimonial total y acumulada del Proveedor frente al Cliente por cualquier reclamación contractual o legal estará estrictamente limitada a la suma de las tarifas efectivamente abonadas por el Cliente durante los últimos tres (3) meses de servicio anteriores al hecho generador del reclamo.

22. Cláusula de Indemnidad Amplia

El Cliente se obliga expresamente a defender, indemnizar y mantener indemne al Proveedor y a sus colaboradores frente a cualquier reclamación, demanda, juicio, sanción administrativa, multa o gasto legal originado por:

• Infracciones a los presentes Términos cometidas por el Cliente o su personal dependiente.
• Uso indebido del sistema o errores en tarifas de impuestos e ingresos contables imputables al restaurante.
• Sanciones tributarias impuestas al restaurante por el Servicio de Rentas Internas (SRI).
• Sanciones sanitarias del ARCSA o clausuras comerciales del establecimiento.
• Infracciones de propiedad intelectual por imágenes o marcas de terceros cargadas por el Cliente.
• Infracciones a la LOPDP atribuibles al Cliente en su calidad de Responsable del Tratamiento.

23. Causas de Suspensión, Terminación, Prevención de Fraude y Subsistencia

El Cliente podrá cancelar el servicio en cualquier momento mediante comunicación escrita remitida con al menos cinco (5) días hábiles de anticipación al corte mensual, debiendo cancelar los saldos devengados.

La mora en el pago dará lugar a un período de gracia de tres (3) días calendario, tras el cual se suspenderá el acceso al sistema. A los diez (10) días de mora, el Proveedor podrá bloquear y cancelar definitivamente la cuenta.

Constituyen causas de terminación inmediata sin responsabilidad para el Proveedor: el empleo del software para fines ilícitos o evasión tributaria; intentos de vulnerar los sistemas de seguridad; y la inclusión del Cliente en listas de sanciones internacionales de prevención de lavado de activos o reportes de la UAFE. Las cláusulas sobre Propiedad Intelectual, Exclusión y Límite de Responsabilidad, Indemnidad, Ley Aplicable y Jurisdicción subsistirán tras la terminación contractual.

24. Caso Fortuito y Fuerza Mayor

Conforme al artículo 30 del Código Civil ecuatoriano, ninguna de las partes responderá por incumplimientos motivados por eventos imprevisibles e insuperables. Constituyen expresamente eventos de fuerza mayor: desastres de la naturaleza, cortes masivos o prolongados en el sistema eléctrico nacional (apagones), caídas troncales de telecomunicaciones de Internet, estados de excepción, paros nacionales o caídas en los centros de datos de los proveedores de nube global.

25. Prohibición de Cesión del Contrato

La suscripción al Software se celebra en consideración a la identidad del Cliente. En consecuencia, el Cliente no podrá ceder, transferir, arrendar ni enajenar a título oneroso o gratuito su cuenta de usuario ni los derechos emanados de este Contrato a terceros sin el consentimiento previo y formal por escrito del Proveedor.

26. Obligaciones Generales y Exención Total de Responsabilidad por Uso Ilegal

El Proveedor provee exclusivamente una herramienta informática neutral para la gestión comercial y operativa gastronómica. El Proveedor no se hace responsable bajo ninguna circunstancia por el uso, destino, fin o manejo que el Cliente o sus usuarios dependientes den al Software.

Si el Cliente o su personal utilizan el sistema para cometer actos ilícitos, registrar operaciones de contrabando, realizar simulaciones o defraudación fiscal, evasión tributaria, lavado de activos o cualquier actividad contraria a las leyes de la República del Ecuador, dicha responsabilidad legal y penal recaerá única y exclusivamente sobre el Cliente. El Proveedor queda completamente exento de cualquier responsabilidad penal, civil, tributaria o administrativa, reservándose el derecho de suspender o cancelar de inmediato la cuenta y denunciar los hechos ante las autoridades competentes.

Asimismo, queda terminantemente prohibido introducir virus o malware, escanear la vulnerabilidad de las redes del Proveedor o intentar acceder a información de otros usuarios de la plataforma.

27. Modificaciones a los Términos y Actualización de Tarifas

El Proveedor podrá actualizar los presentes Términos para adecuarlos a reformas legislativas (SRI, LOPDP) o a la evolución técnica del sistema. Las modificaciones serán notificadas a los Usuarios con al menos quince (15) días calendario de anticipación. El uso continuado del Software tras dicha fecha constituirá aceptación plena y tácita de las reformas.

Modificación de Tarifas: El Proveedor podrá revisar y actualizar los valores de los planes de suscripción vigentes, notificando dicho cambio al Cliente por correo electrónico registrado con una antelación mínima de treinta (30) días calendario antes de la fecha de entrada en vigor de los nuevos valores. Si el Cliente no estuviera de acuerdo con el nuevo esquema tarifario, podrá terminar el servicio antes de la fecha de vigencia de la modificación sin penalización alguna, aplicándose el régimen de reembolso proporcional previsto en el §9 de estos Términos.

28. Solución de Controversias, Mediación Previa y Jurisdicción

El presente Contrato se regirá por las leyes de la República del Ecuador. Ante cualquier controversia, las partes buscarán una solución directa en un plazo de quince (15) días calendario. De no alcanzarse acuerdo, someterán obligatoriamente la disputa a un procedimiento de mediación ante cualquiera de los Centros de Mediación y Arbitraje legalmente acreditados por el Consejo de la Judicatura en la ciudad de Cuenca, República del Ecuador. En caso de imposibilidad de acuerdo en mediación, las partes se someten a los Jueces de lo Civil competentes del cantón Cuenca.